home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 013a / la2ppl.zip / WORD5.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-10  |  36KB  |  1,021 lines
  1.  
  2.  
  3. MICROSOFT WORD version 5.0
  4.  
  5. Chapter Contents
  6.  
  7. Microsoft Word Corporation.............................................2
  8.      Supported Fonts...................................................2
  9.      Unsupported Fonts.................................................2
  10.  
  11. Installation...........................................................3
  12.      Internal, Cartridge, and
  13.      Soft Font PRD Installation........................................3
  14.      Soft Font Installation............................................4
  15.  
  16. General Information....................................................4
  17.      Four Steps For LaserJet Printing..................................4
  18.      Identifying (Selecting) the Correct Printer
  19.      Description (PRD).................................................5
  20.      Identifying Supported Fonts.......................................7
  21.      Specifying the Correct Print Options..............................7
  22.  
  23. Common Tasks...........................................................9
  24.      Selecting Fonts...................................................9
  25.      Setting Page Length..............................................10
  26.      Landscape........................................................11
  27.      Legal Paper......................................................11
  28.      Printing Envelopes...............................................12
  29.      Printing Special Characters......................................13
  30.      Formatting And Printing Labels...................................14
  31.      Drawing Lines And Boxes..........................................15
  32.      Embedding Printer Commands.......................................15
  33.  
  34. Common Problems.......................................................16
  35.      Creeping Text....................................................16
  36.      PC Load Exec or PC Load A4 Message...............................16
  37.      PC Load C5.......................................................16
  38.      Incorrect Font...................................................16
  39.      Error 21 or Text Printing On One Line............................17
  40.      MP LOAD Page size Message........................................17
  41.      Other Problems...................................................17
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60. _______________________________________________________________________Page 1
  61. MICROSOFT CORPORATION
  62.  
  63. Customer Support Number                                (206) 454-2030
  64.      Hours                                       6:00am to 6:00pm PST
  65.      Charge                                                      None
  66.      Required Identification                                     None
  67.  
  68. Product Upgrade Policies and Procedures - SUPPLEMENTAL PRINTER
  69. DISKETTES can be requested by calling Microsoft's Customer Service
  70. Number or by calling a local dealer. The disks will be free if obtained
  71. from a Microsoft dealer or will be $15.00 if ordered directly from
  72. Microsoft Corporation.
  73.  
  74. Customer Service Number   (800) 426-9400
  75.  
  76.  
  77. Supported Fonts
  78.  
  79. Cartridge Fonts 92286...
  80. A, B, C, D, E, F, G, H, IC, J, K, L, M, N, P, PC, Q, R, T, U, V, W,
  81. X, Y, Z, Z1A
  82.  
  83. Cartridge Fonts 92290...
  84. S1, S2
  85.  
  86. Cartridge Fonts C2053A...
  87. #C01, #C02, #C03, #C04, #C05, #C06, #C07, #C08
  88.  
  89. Cartridge Fonts C2055A...
  90. #C01
  91.  
  92. Soft Fonts 33412...
  93. AC, AD, AE, AF, DA, EA, RA, RB, SA,SB,
  94. TA,TB, UA, UB
  95.  
  96. Super Fonts 33412...
  97. AG, DC
  98.  
  99. Type Director...
  100. All Typeface Products
  101.  
  102.  
  103. Unsupported Fonts
  104.  
  105. Cartridge Fonts C2050B...
  106. #C80,#C90
  107.  
  108. Cartridge Fonts C2050C...
  109. #C80,#C90
  110.  
  111. Cartridge Fonts C2050D...
  112. #C80,#C90
  113.  
  114. Advanced users can use Microsoft Word's MAKEPRD program
  115. to edit or create printer description files for unsupported fonts.
  116. Microsoft's MERGEPRD program can be used to combine printer
  117. description files. Refer to Microsoft Word's documentation or call
  118. Microsoft Customer Support if you need assistance.
  119.  
  120. _______________________________________________________________________Page 2
  121. INSTALLATION
  122.  
  123. Using MS Word 5.0 with your LaserJet IIP plus printer requires
  124. that you install the appropriate Printer Descriptions (PRDs). Microsoft
  125. provides LaserJet printer PRDs which support the following:
  126.  
  127. Internal and Cartridge Fonts
  128. Hewlett-Packard Soft Fonts
  129.  
  130.  
  131. The paragraphs which follow outline the installation of MS Word's
  132. internal font, cartridge font, and soft font PRDs. If you have not
  133. installed MS Word, you must do so before proceeding  see
  134. the Using Microsoft Word manual.
  135.  
  136. What is Required
  137.  
  138. Diskettes: PRINTER DISK 1,  PRINTER DISK 2, and UTILITIES/PRINTERS
  139. disk along with the Additional HP LaserJet Support disks
  140.  
  141. Manuals: Using Microsoft Word and Microsoft Word Printer Information
  142.  
  143. The steps below will install all of the LaserJet printer PRD files
  144. located on each disk. If you are familiar with MS Word and DOS, you
  145. may want to install only those PRDs that are required for your particular
  146. LaserJet printer configuration.
  147.  
  148.  
  149. Internal, Cartridge, and Soft Font PRD
  150. Installation
  151.  
  152. To install MS Word's internal, font cartridge, and soft font printer
  153. description files:
  154.  
  155. 1.Insert PRINTER DISK 1 in drive A.
  156.  
  157. 2.At your DOS prompt, type:
  158.  
  159. COPY A:HPDWN*.*C:\WORD5 and press [Enter].2
  160.  
  161. 3.  Insert the UTILITIES/PRINTERS disk in drive A.
  162.  
  163. 4. At your DOS prompt, type:
  164.  
  165. COPY A:HP*.*C:\WORD5 and press [Enter].
  166.  
  167. 5.  Insert PRINTER DISK 2 in drive A.
  168.  
  169. 6.  At your DOS prompt, type:
  170.  
  171. COPY A:HP*.*C:\WORD5 and press [Enter]
  172.  
  173. 7.  Insert SUPPLEMENTAL PRINTER DISK in drive A.
  174.  
  175. 8.  At your DOS prompt, type:
  176.  
  177. COPY A:HP*.*C:\WORD5 and press [Enter].
  178.  
  179.  
  180. _______________________________________________________________________Page 3
  181. Microsoft Word 5.0 does not need to use the AutoFont Support
  182. disks included with your new HP fonts. Instead, Microsoft has created
  183. a printer driver (.PRD file) for each HP font product (bitmapped cartridges
  184. and soft fonts, scalable cartridges and soft fonts). The supplemental
  185. printer disks that contain these drivers are available from your local
  186. software dealer. You can also order the supplemental printer disks
  187. by calling Microsoft Customer Services at (800) 426-9400 or Hewlett-Packard
  188. Driver Distribution at (303) 353-7650.
  189.  
  190. Soft Font Installation
  191.  
  192. Microsoft Word's printer descriptions for HP soft fonts automatically
  193. download soft fonts. If you plan to use soft fonts with MS Word, follow
  194. the steps below to install your soft fonts.
  195.  
  196. 1. Insert HP soft font disk #1 in drive A.
  197.  
  198. 2. At your DOS prompt, type:
  199.  
  200. COPY A:*.*C:\WORD5 and press [Enter].
  201.  
  202. 3. Repeat steps 1 and 2 for each HP soft font disk.
  203.  
  204. You can use one of Hewlett-Packard's utilities (e.g., FontLoad,
  205. Type Director) to download your soft fonts. Type Director may be used
  206. to download your scalable soft fonts directly to the printer. You
  207. can then instruct Microsoft Word 5.0 to skip the downloading procedure
  208. when you print your documents.
  209.  
  210. If you plan to use Hewlett-Packard's soft fonts and want to
  211. use another subdirectory to manage your fonts more effectively than
  212. C:\WORD5, you must insert a path command in your autoexec.bat
  213. file. This path statement (for example, path c:\fonts) must specify where
  214. your fonts are located to allow Microsoft Word to find your font files.
  215.  
  216.  
  217. GENERAL INFORMATION
  218.  
  219. The information which follows is applicable to most of the documents
  220. you are likely to print using Microsoft Word 5.0 with your LaserJet
  221. IIP plus printer. Read this information carefully as it will help you
  222. avoid many of the common problems discussed later in this application note.
  223.  
  224. For printer feature support (fonts, page sizes, orientation,
  225. etc.) do not use the printer's front panel. Microsoft Word will override
  226. any front panel setting.
  227. EXCEPTION: When using the MP Tray on the LaserJet IIP plus
  228. change MP SIZE on the front panel menu to match the Page
  229. size command being sent from the software.
  230.  
  231. Four Steps For LaserJet Printing
  232.  
  233. There are four basic steps to follow when printing Microsoft Word
  234. documents on an HP LaserJet IIP plus printer:
  235.  
  236. Identify the Correct Printer Description
  237. Plan Your Fonts
  238. Create the Document
  239. Specify the Correct Print Options
  240. _______________________________________________________________________Page 4
  241. These steps are briefly explained below. Follow each step carefully
  242. and you will be able to print most documents quickly and easily.
  243.  
  244. Step 1
  245. The first step requires that you identify the appropriate Printer
  246. Description (PRD). Refer to Identifying The Correct Printer Description
  247. section of this note to identify the correct PRD for any internal
  248. fonts, cartridge fonts, or soft fonts you plan to use in your document.
  249.  
  250. Step 2
  251. After you identify the correct PRD, you must plan which fonts you will use
  252. in your document. In doing so, make sure the PRD you selected supports all of
  253. the fonts you plan to use. The Identifying Supported Fonts section of this
  254. note tells you how to determine which fonts are supported by a particular PRD.
  255.  
  256. Step 3
  257. As you create your document, you will most likely change fonts, format
  258. paragraphs, etc. The Common Tasks section of this note will
  259. assist you with these tasks.
  260.  
  261. Step 4
  262. Prior to printing your document, verify that you have the correct
  263. print options specified. Refer to the section Specifying The
  264. Correct Print Options of this note for the correct options.
  265.  
  266. Identifying The PRD ( Printer Description)
  267.  
  268. Use the tables below to  identify the correct printer description.
  269. (Printer descriptions are contained in special files with a .PRD filename
  270. extension. They are referred to in this text as the PRD.) For cartridge fonts,
  271. compare part number on the cartridge with the part number in the table below.
  272.  
  273. Example:
  274. For a LaserJet IIP plus printer, use the HPLASER1 printer
  275. description. The fonts supported by this PRD most closely match the
  276. internal fonts offered by this printer.
  277.  
  278. A PRD selected for the portrait orientation will also work
  279. for landscape orientation, since the LaserJet IIP plus printer
  280. can automatically rotate fonts to the desired orientation.
  281.  
  282. PRDs for Internal Fonts
  283.  
  284. Model                Portrait/Landscape PRD's
  285. LaserJet IIP plus           HPLASER1
  286.  
  287. PRDs for Cartridge Fonts
  288.  
  289. HP Cartridge Part Number Portrait/Landscape PRD's
  290. C2053A#C01     HPWP*
  291. C2053A#C02     HPLASMS*
  292. C2053A#C03     HPWSHEET*
  293. C2053A#C04     HPRESENT*
  294. C2053A#C05     HPFORMS*
  295. C2053A#C06     HPBAR*
  296. C2053A#C07     HPEQUATE*
  297. C2053A#C08     HPGLOBAL*
  298. C2055A#C01     HPGSTART*
  299.  
  300. _______________________________________________________________________Page 5
  301. *This PRD is contained on Microsoft's SUPPLEMENTAL PRINTER DISKS.
  302. Call Microsoft to order these disks.
  303.  
  304. PRDs for Cartridge Fonts
  305.  
  306. Cartridge Part Number    PRD Portrait/Landscape
  307. 92286A    HPLASER1
  308. 92286B    HPLASPS
  309. or        HPLASER1
  310. 92286C    HPLASER1
  311. 92286D    HPLASER1
  312. 92286E    HPLASER1
  313. 92286F    HPLASRMN
  314. or        HPLASER2
  315. 92286G    HPLASER1
  316. 92286H    HPLASER1
  317. 92286IC   HPINTL*
  318. 92286J    HPLASER1
  319. or        HPLASER3
  320. 92286K    HPLASER2
  321. 92286L    HPLASER1
  322. 92286M    HPLASER1
  323. 92286N    HPLASER1
  324. 92286P    HPLASER2
  325. 92286PC   HPPRO
  326. or        HPPROL
  327. 92286Q    HPLASER1
  328. 92286R    HPLASER2
  329. or        HPLASER3
  330. 92286T    HPLASTAX
  331. 92286U    HPLASER2
  332. 92286V    HPLASLAN
  333. 92286W    HPLASER1
  334. 92286X    HPLASER1
  335. 92286Y    HPLASER
  336. 92286Z    HPLASMS
  337. or        HPLASMSA*
  338. or        HPLASER3
  339. 92286Z1A  HPLASMS2
  340. 92290S1   HPLAS2S1
  341. 92290S2   HPLAS2S2
  342.  
  343. *This PRD is contained on Microsoft's SUPPLEMENTAL PRINTER DISKS.
  344. Call Microsoft to order these disks.
  345.  
  346. PRDs for Soft Fonts
  347.  
  348. Soft Font Part Number    PRD Portrait/Landscape
  349. 33412AC   HPDWNACP
  350. 33412AD   HPDWNADP
  351. 33412AE   HPDWNSFP*
  352. 33412AF   HPDWNR8P*
  353. 33412AG   HPDWNHHP*
  354. 33412DA   HPDWNLGP*
  355. 33412EA   HPDWNPRP*
  356. 33412RA   HPDWNGAP*
  357. 33412SA   HPDWNCNP*
  358. 33412TA   HPDWNZHP*
  359. 33412UA   HPDWNHLP*
  360. _______________________________________________________________________Page 6
  361. *This PRD is contained on Microsoft's SUPPLEMENTAL PRINTER DISKS.
  362. Call Microsoft to order these disks.
  363.  
  364. Identifying Supported Fonts
  365.  
  366. This section explains how to determine which fonts are supported by
  367. Microsoft's printer descriptions.
  368.  
  369. Information about supported fonts is available from two sources:
  370.  
  371. The Microsoft Word Printer Information Manual
  372. The Microsoft Word Format Character Command Area
  373.  
  374.  
  375. Your Microsoft Word Printer Information manual lists the internal,
  376. cartridge, and HP soft fonts supported by each PRD. If you received additional
  377. printer diskettes, refer to the documentation included with each disk.
  378.  
  379. You can also use the MS Word's Format Character command area
  380. to determine which font names and sizes are supported.
  381.  
  382. 1. Press [Esc][P]rint[O]ptions followed by [F1], highlight the desired
  383. printer description (PRD), and press [Tab]. Highlight the Model field,
  384. press [F1], and select the LaserJet IIP plus or LaserJet IIP option. Press
  385. [Enter] and then press [Esc] to exit the Print command area.
  386.  
  387. If LaserJet IIP plus is not a selection in the[P]rint[O]ptions
  388. Model field, select  the  LaserJet IIP option.  Selecting
  389. LaserJet IIP will allow you to access the fonts and features of
  390. the HP LaserJet IIP plus printer.
  391.  
  392. 2. Press [Esc][F]ormat[C]haracter.
  393.  
  394. 3. Tab to the Font Name field.
  395.  
  396. 4. Press [F1] to see which fonts are supported
  397. by the PRD selected in step 1.
  398.  
  399. 5. To see what point sizes are supported, tab to the
  400. Font Size field and press [F1].
  401.  
  402. 6. MS Word will display the supported point sizes for
  403. the font selected in step 4.
  404.  
  405. Specifying The Correct Print Options
  406.  
  407. Proper printing is dependent upon your specifying the correct print options.
  408.  
  409. To access MS Word's Print Options menu, press [Esc] [P]rint
  410. [O]ptions. A screen similar to the following will appear.
  411.  
  412. PRINT OPTIONS printer:HPLASER1                              setup: LPT1:
  413. model: LaserJet IIP                         graphics resolution: 150 dpi
  414. copies: 1                                                 draft: Yes(No)
  415. hidden text: Yes(No)                              summary sheet: Yes(No)
  416. range:(All)Selection Pages                                 page numbers:
  417. widow/orphan control:(Yes)No                             queued: Yes(No)
  418. paper feed: Continuous                                   duplex: Yes(No)
  419.  
  420. _______________________________________________________________________Page 7
  421. A brief discussion and the correct selections for some of these options
  422. follows. Refer to the Microsoft Word Reference manual for a detailed
  423. explanation of each option.
  424.  
  425. Printer
  426.  
  427. Specifies the name of the printer description (PRD) file. Press [F1] to 
  428. display a list of available printer names. Select the correct PRD for your
  429. LaserJet printersee Identifying The Correct Printer Description earlier in
  430. this section or refer to the Microsoft Word Printer Information manual.
  431.  
  432. Setup
  433.  
  434. Designates the port where the printer is attached. If the proper DOS
  435. MODE commands have been entered into your AUTOEXEC.BAT file, selection
  436. LPT1: will work regardless of which port has the printer connected to it.
  437.  
  438. Model
  439.  
  440. Designates the model of LaserJet printer being used with Microsoft
  441. Word 5.0. If the LaserJet model you have is not listed, choose a LaserJet
  442. model (i.e.,  LaserJet IIP or LaserJet Series II) with similar features.
  443.  
  444. Manual Feed
  445.  
  446. MS Word supports the following paper feed options:
  447.  
  448. LaserJet IIP plus:
  449.  
  450. Continuous  Multi-Purpose paper tray on the
  451. LaserJet IIP plus printer or the optional Lower Cassette, if installed.
  452.  
  453. Bin 1:  Multi-Purpose paper tray on the LaserJet IIP plus printer.
  454.  
  455. Bin 2:  optional Lower Cassette on the LaserJet IIP plus printer, if installed.
  456.  
  457. Mixed:  prints the first page (e.g., letterhead) from the Multi-Purpose
  458.         paper tray; following pages from the optional Lower Cassette, if
  459.         installed.
  460.  
  461. Manual: allows manual feed of the paper through the Multi-Purpose tray.
  462.  
  463. Envelope:  used with envelope macro.
  464.  
  465. Paper Trays
  466.  
  467. If you have an optional Lower Cassette installed, the printer will
  468. default to TRAYS=LC ONLY *.  With LC ONLY* selected,
  469. if there is any paper in the MP tray, the printer will select that
  470. paper until the MP Tray is empty.  The printer will then take paper
  471. from the Lower Cassette.  To use the MP tray and the optional Lower
  472. Cassette together, you will need to change the TRAYS setting
  473. in the Printer Menu to one of the other settings. TRAYS=LC TRAY*
  474. is usually best, but TRAYS=MP TRAY * and TRAYS=BOTH * also work.
  475.  
  476. If you are printing using the MP tray and send a printer command to select
  477. a page size different from that on the front panel, the message MP LOAD  will
  478. appear in the display. You must either change the MP SIZE item in the
  479. printer menu or hold down the [Alt] key and click the [Continue] key.
  480. _______________________________________________________________________Page 8
  481. COMMON TASKS
  482.  
  483. This section will assist you with many of the tasks you are likely
  484. to use with your LaserJet IIP plus printer.
  485.  
  486. For printer feature support (fonts, page sizes, orientation,
  487. etc.) do not use the printer front panel selection. Microsoft Word
  488. will override any front panel setting.
  489. EXCEPTION: When using the LaserJet IIP plus MP Tray change
  490. MP SIZE on the front panel menu to match the page size command
  491. being sent from the software.
  492.  
  493.  
  494. Selecting Fonts
  495.  
  496. To select a font, you must know whether MS Word supports it and which
  497. PRD is used to access the font. This information can be found in the
  498. General Information section of this note and in the Microsoft
  499. Printer Information manual.
  500.  
  501. Fonts made by Type Director for MS Word have letter codes
  502. added to the end of the font name that identify symbol set and font
  503. class.  For example, CG_Times_US identifies the ASCII symbol set for
  504. a standard bitmap font.  Compressed bitmaps are identified with _c
  505. and scalable fonts are identified with an _s.  See Appendix A of the
  506. Type Director User's Guide for more symbol set information.
  507.  
  508. Once you determine that the font is supported and which PRD to use,
  509. follow these steps:
  510.  
  511. 1. If you have not already done so, go to MS Word's
  512.    [P]rint [O]ptions command area and specify the appropriate
  513.    printer PRD. If the necessary PRD is not listed, install it according
  514.    to the Installation section of this note.
  515.  
  516. 2. Highlight the text you want to format by selecting
  517.    [F6] and using the corresponding arrow keys.  For other highlighting
  518.    options, refer to your Using Microsoft Word manual for the
  519.    keystroke sequences.
  520.  
  521. 3. Press [Esc][F]ormat[C]haracter.  This command area
  522.    allows you to choose the desired font attributes.
  523.  
  524.  
  525.  
  526. FORMAT CHARACTER
  527. bold: Yes (No)               italic: Yes (No)         underline: Yes(No)
  528. strikethrough: Yes (No)      uppercase:Yes (No)      small caps:Yes (No)
  529. double underline:Yes (No)    position:(Norm)       Superscript Subscript
  530. font name: Courier           font size: 12              font color:Black
  531. hidden:Yes(No)
  532.  
  533.  
  534. Bold, Italics and Underlining
  535.  
  536. Bold, italics, underlining, and double underlining are selected
  537. by tabbing to the appropriate field and choosing [Y]es.
  538.  
  539.  
  540. _______________________________________________________________________Page 9
  541. Typeface
  542.  
  543. Typefaces (e.g., Courier, TmsRmn, Letter Gothic) are selected by tabbing
  544. to font name and entering the desired font. Pressing [F1]
  545. will display a listing of fonts supported by the PRD selected in step 1.
  546.  
  547. Point Size
  548.  
  549. A font's point size (10, 12, 24, etc.) is selected by tabbing
  550. to font size and entering the desired point size. Press [F1]
  551. to see a list of supported point sizes for the specified font name.
  552.  
  553. 4. Press [Enter] to apply the selected format options.
  554.  
  555. 5. If you selected a font with a point size greater than
  556.    12, you may need to change the line spacing in MS Word's Format
  557.    Paragraph command area. To modify the line spacing,
  558.    press [Esc] [F]ormat[P]aragraph, tab to the line
  559.    spacing field and enter one of the following:
  560.  
  561. 1         Single line spacing, 12 point fonts
  562. 1.5       One and One-Half line spacing, 18 point fonts
  563. 2         Double line spacing, 24 point fonts
  564. 2.5       Two and One-Half line spacing, 30 point fonts
  565. 3         Triple line spacing, 36 point fonts
  566.  
  567. You may find it easier to specify Auto line spacing by highlighting
  568. the line spacing field and pressing [F1]. This setting will  automatically
  569. adjust line spacing to accommodate the largest font size within each line.
  570.  
  571. When using fonts that are larger than the default you will
  572. need to set line spacing to auto. To do this press: [Esc]
  573. [F]ormat [P]aragraph, highlight the line spacing
  574. field, press [F1], highlight Auto, and press [ENTER].
  575.  
  576. Setting Page Length
  577.  
  578. Press [Esc] [F]ormat [D]ivision [M]argins.  This command area
  579. allows you to choose the desired margins and page length.
  580.  
  581. FORMAT DIVISION MARGINS
  582. top: 1"                        bottom: 1"
  583. left: 1.25"                  right: 1.25"
  584. page length: 11"              width: 8.5"              gutter margin: 0"
  585. running-head position from      top: 0.5"              from bottom: 0.5"
  586. mirror margins:Yes(No)                           use as default: Yes(No)
  587.  
  588. When you set the page length in MS Word's Format Division Margins
  589. menu make sure you enter the correct value. Valid page lengths are:
  590.  
  591. Portrait:
  592.  
  593.      Letter Paper   11 inches
  594.      Legal Paper    14 inches
  595.  
  596. Landscape:
  597.  
  598.      Letter Paper   8.5 inches
  599.      Legal Paper    8.5 inches
  600. _______________________________________________________________________Page 10
  601. If you specify an invalid page length, your LaserJet IIP
  602. plus printer may request the improper size of paper.
  603.  
  604. Landscape
  605.  
  606. This section will guide you through printing landscape with the LaserJet
  607. IIP plus printer on letter size paper.
  608.  
  609. 1. Press [Shift F10] to select your entire document.
  610.  
  611. 2. Press [Esc][F]ormat[D]ivision[M]argins
  612.    and specify the following:
  613.  
  614.      Top Margin      0.50" or greater
  615.      Bottom Margin   0.50" or greater
  616.      Page Length     8.5"
  617.      Page Width     11.0"
  618.  
  619. 3. Press [Enter].
  620.  
  621. 4. Press [Esc][P]rint[O]ptions and select
  622.    a PRD that supports the desired fonts.  Highlight the Model
  623.    field, press [F1], and select the LaserJet IIP plus
  624.    or LaserJet IIP and press [Enter].
  625.  
  626. 5. Press [Esc] to exit the Print command area.
  627.  
  628. 6. To print the document, highlight Printer and press   [Enter].
  629.  
  630.  
  631. Legal Paper
  632.  
  633. The following sections will guide you through printing on legal size
  634. paper in the portrait and landscape orientations.
  635.  
  636. 1. Press [Shift F10] to select your entire document.
  637.  
  638. 2. Press [Esc][F]ormat[D]ivision[M]argins,
  639.    specify the following and continue with steps 3 through 7:
  640.  
  641. Portrait Settings:
  642.  
  643. Top Margin     0.50" or greater
  644. Bottom Margin  0.50" or greater
  645. Page Length   14.0"
  646. Page Width     8.5"
  647.  
  648. Landscape Settings:
  649.  
  650. Top Margin     0.50" or greater
  651. Bottom Margin  0.50" or greater
  652. Page Length    8.5"
  653. Page Width    14.0"
  654.  
  655. 3. Press [Enter] to exit the Margins menu.
  656.  
  657. 4. Press [Esc][P]rint[O]ptions and select
  658.    a PRD that supports the fonts you plan to use in your document.
  659.    (See pages 2-5 through 2-8.)
  660. _______________________________________________________________________Page 11
  661. 5. Press [Tab] to highlight the Model field.  Press
  662.    [F1] and select the LaserJet IIP plus or LaserJet IIP.
  663.  
  664. 6. Press [Tab] to highlight the Paper Feed
  665.    option. Press [F1] and select one of the following:
  666.  
  667. Manual Feed....    select Manual
  668.  
  669. If using Manual Feed on the LaserJet IIP plus, you need to
  670. click the [ON LINE] key to activate printing.
  671.  
  672. MP Tray or optional Lower Cassette w/Legal Tray...    select Continuous
  673.  
  674. (If you are using the MP Tray on the LaserJet IIP plus, you must change
  675. the MP SIZE setting on the front panel of the printer to read MP TRAY=LEGAL.)
  676.  
  677. 7. Press [Enter] and print the document.
  678.  
  679.  
  680. Printing Envelopes
  681.  
  682. Microsoft Word 5.0 is able to print business and letter-size envelopes
  683. using the envelope tray in the optional Lower Cassette on the LaserJet
  684. IIP plus printer.  This section will assist you in manually
  685. feeding envelopes, and using the  envelope tray in the optional Lower
  686. Cassette on the LaserJet IIP plus printer. Use the face-up
  687. output tray when printing envelopes.
  688.  
  689. Manual Feed
  690.  
  691. 1. Type the desired address.
  692.  
  693. 2. Press [Shift F10] to highlight the entire document.
  694.  
  695. 3. Press [Esc] [F]ormat [D]ivision [M]argins and specify the following:
  696.  
  697.      Top Margin     2.25"
  698.      Bottom Margin  0.50"
  699.      Left Margin    5.65"
  700.      Right Margin   0.50"
  701.      Page Length    8.5"
  702.      Page Width    11.0"
  703.  
  704. 4. Press [Enter].
  705.  
  706. 5. Press [Esc] [P]rint [O]ptions, press [F1], and select the desired PRD.
  707.  
  708. 6. [Tab] to reach the Paper Feed option,
  709.    press [F1], and select the Manual option.
  710.  
  711. 7. Press [Enter] and print the envelope,
  712.    then click the [ONLINE] key to print the envelope
  713.  
  714. The message displayed by the front panel or the printer will
  715. be MF FEED LETTER instead of ME FEED COM-10.  The Microsoft Word driver
  716. does not directly support manually feeding envelopes and requires
  717. that the  envelope be created in a letter size format.
  718.  
  719.  
  720. _______________________________________________________________________Page 12
  721. LaserJet IIP plus Envelope Tray  (Lower Cassette)
  722.  
  723. 1. Type the desired address.
  724.  
  725. 2. Press [Shift F10] to highlight the entire document.
  726.  
  727. 3. Press [Esc] [F]ormat [D]ivision [M]argins
  728.    and specify the following:
  729.  
  730.      Top Margin     2.25"
  731.      Bottom Margin  0.50"
  732.      Left Margin    3.50"
  733.      Right Margin   0.50"
  734.      Page Length    4.0"
  735.      Page Width     9.5"
  736.  
  737. 4. Press [Enter].
  738.  
  739. 5. Press [Esc] [P]rint [O]ptions, press [F1],
  740.    and select the desired PRD.
  741.  
  742. 6. Press [Tab] to highlight the Model field,
  743.    press [F1], select the LaserJet IIP plus  or
  744.    LaserJet IIP.
  745.  
  746. 7. Press [Tab] to reach the Paper Feed option,
  747.    press [F1], and select the Envelope option.
  748.  
  749. 8. Press [Enter] and print the envelope.
  750.  
  751. Printing Special Characters
  752.  
  753. Special characters can be printed if your LaserJet internal, cartridge,
  754. or soft font supports the character and if Microsoft Word's PRD fully
  755. supports that font.
  756.  
  757. Refer to your LaserJet printer manual to determine whether your printer's
  758. internal fonts support a particular character or symbol. If you have
  759. an optional cartridge font or soft font, refer to the documentation
  760. that accompanied the font.
  761.  
  762. To determine the decimal value to be used to print your character,
  763. the macro.gly file must be installed into Microsoft Word.
  764.  
  765. Installing Macros
  766.  
  767. 1. Press [Esc] [T]ransfer [G]lossary
  768.    [M]erge [F1]. The macro.gly file should appear
  769.    on your screen.  Highlight macro.gly and press [Enter].  If
  770.    this file is not listed on your screen, insert Word's UTILITIES
  771.    2 Disk in drive A, enter A:macro.gly and press [Enter].
  772.  
  773. 2. Press [Esc] [T]ransfer [G]lossary
  774.    [S]ave, enter c:\word5\macro.gly, and press [Enter].
  775.  
  776. This macro installation procedure does not need to be repeated in
  777. the future unless you have trouble accessing the character macro.
  778.  
  779.  
  780. _______________________________________________________________________Page 13
  781. Once the macro is installed, do the following:
  782.  
  783. 1. Press [Esc] [I]nsert followed by the key [F1].
  784.    Select the macro, character_test.mac, and press [Enter].
  785.  
  786. 2. When prompted by Microsoft Word, select [N] unless you want a printout
  787.    of every font character available under the current printer description.
  788.  
  789. 3. Next, select the font desired at the current time to obtain the ASCII
  790.    character decimal equivalents. Once the printout is finished, examine
  791.    these documents for the decimal value of the character desired.
  792.  
  793. 4. Select [N] to prevent printing another character
  794.    decimal equivalent sheet, unless you need decimal equivalents for
  795.    another font. If you need a second printout, specify [Y] and
  796.    select the next desired font.
  797.  
  798. 5. To obtain the character, hold down the [Alt] key
  799.    and enter the decimal value on the numeric key pad.
  800.  
  801. Formatting And Printing Labels
  802.  
  803. The steps and table which follow provide instructions and format settings
  804. for adhesive labels available from Hewlett Packard, (800) 538-8787,
  805. or Avery Corporation, (800) 535-3232, ext. 30.
  806.  
  807. 1. Press [Esc][P]rint[O]ptions and select
  808.    a PRD that supports the desired fonts. [Tab] to the Paper
  809.    Feed option, press [F1], and select Manual.
  810.  
  811. 2. Format your labels document according to the settings
  812.    provided in the following table. If you choose to adjust these settings,
  813.    make sure your top and bottom margins combined do not exceed one inch
  814.    and that you use only one format line.
  815.  
  816.      Label Supplier              Hewlett       Avery        Avery
  817.                                  Packard
  818.      Part Number                 92296A         5161         5162
  819.      Label Dimensions          (2-5/8" x1")   (4"x1")   (4"x1-1/2")
  820.  
  821.      Margins [Esc]             [F]ormat [D]ivision [M]argins
  822.         Top Margin               .60"      .60"       .25"
  823.         Bottom Margin            .25"      .25"         0"
  824.         Left Margin              .25"      .15"       .25"
  825.         Right Margin               0"        0"         0"
  826.  
  827.      Layout [Esc]              [F]ormat [D]ivision [L]ayout
  828.      Number of Columns             3         2          2
  829.      Space Between Columns       .40"      .40"       .50"
  830.  
  831. 3. Press [Esc] [P]rint [P]rinter to print.
  832.  
  833. 4. For the LaserJet IIP plus you must install
  834.    the face up output tray.
  835.  
  836. 5. When prompted by the LaserJet IIP plus, load
  837. the labels, face down in the MP Tray, set the output selection to
  838. face-up output then click the [ON-LINE] key.
  839.  
  840. _______________________________________________________________________Page 14
  841.  
  842.  
  843. 4 Line Label
  844. Addresses
  845.  
  846. For 4 line addresses, use the (2-5/8"x1") labels or the (4"x1") labels.
  847. Separate each address with 2 blank lines.
  848.  
  849. 6 Line Label
  850. Addresses
  851.  
  852. For 6 line addresses, use the (4"x1-1/2") labels. Separate each address
  853. with 3 blank lines.
  854.  
  855. Drawing Lines And Boxes
  856.  
  857. Line and box drawing in Microsoft Word 5.0 is accessed by pressing
  858. [Control F5] and using the cursor keys to draw. These characters
  859. are resident in the LaserJet IIP plus printer's PC-8 symbol
  860. set.  Microsoft Word's line and box drawing feature will work with
  861. the PC-8 symbol set if you use the HPLASER1.PRD and select the font
  862. name CourierPC.
  863.  
  864. Embedding Printer
  865. Commands
  866.  
  867. For features not supported by MS Word's PRDs, printer commands can
  868. be embedded in documents. The steps are as follows:
  869.  
  870. 1. To enter the escape control character in Word 5.0,
  871. hold down the [Alt] key and use your computer's numeric keypad
  872. to enter 027. If you make this entry correctly, a left pointing arrow
  873. will appear on your screen when you release the [Alt] key.
  874.  
  875. 2. Immediately following the  symbol, enter
  876. the remainder of the printer command in its ASCII form. There should
  877. be no spaces in the command!
  878.  
  879. Example
  880.  
  881. To embed the printer command "Esc(1U" for the legal symbol
  882. set, hold down the [Alt] key and enter 027 on your computer's
  883. numeric keypad. Release the [Alt] key and enter the remaining
  884. ASCII characters, (1U.
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900. _______________________________________________________________________Page 15
  901. COMMON PROBLEMS
  902.  
  903. This section provides a troubleshooting approach to solving many of
  904. the common problems associated with using Microsoft Word 5.0 and your
  905. LaserJet IIP plus printer. In most cases, these problems can
  906. be avoided if you follow the guidelines presented in the General
  907. Information and Common Tasks sections of this application note.
  908.  
  909. Creeping Text
  910.  
  911. Problem: The first page of your document prints properly, but
  912. subsequent pages have larger and larger top margins (i.e., creep down).
  913.  
  914. Causes: 1) Failure to specify the correct printer. 2) Invalid
  915. page length specification.
  916.  
  917. Solutions: 1) Press [Esc][P]rint[O]ptions[F1] and select the correct LaserJet
  918. PRD (e.g., HPLASER1) . 2) Press [Esc][F]ormat[D]ivision[M]argins and specify a
  919. valid page length setting. See the Setting Page Length section of this note.
  920.  
  921. MP Load Exec or MP Load A4 Message
  922.  
  923. Problem: The LaserJet IIP plus printer displays an "MP
  924. Load Exec or MP Load A4" message when you print your document.
  925.  
  926. Causes: 1) Invalid page length specification.  2) Improper Form
  927. (lines-per-page) setting on the LaserJet printer control panel.
  928. 3) Incorrect LaserJet model chosen.
  929.  
  930. Solutions: 1) Press [Esc][F]ormat[D]ivision[M]argins and specify a
  931. valid page length setting. Refer to the Setting Page Length section
  932. of this note.2) Take the LaserJet IIP plus off line and, while holding
  933. down the [ALT] key, hold down the [ON-LINE/RESET] key until 09 MENU RESET
  934. displayed.  3) Press [Esc][P]rint[O]ptions, highlight the Model field,
  935. press [F1], and select the LaserJet IIP plus or LaserJet IIP  model.
  936.  
  937. MP Load C5
  938.  
  939. Problem: The LaserJet printer displays an "MP Load C5" message
  940. when you print your document.
  941.  
  942. Cause: Incorrect paper feed choice.
  943.  
  944. Solution: Press [Esc] [P]rint [O]ptions, highlight
  945. the Paper Feed field, press [F1], and select Continuous.
  946.  
  947. Incorrect Font
  948.  
  949. Problem: When you print the document, some or all of the text
  950. is printed in an incorrect font.
  951.  
  952. Causes: 1) The font cartridge containing the desired font(s) is not firmly
  953. inserted in the printer. 2) You did not select the font(s) properly.
  954. 3) The soft font files(s) are not copied to your MS Word subdirectory.
  955.  
  956. Solutions: 1) Take the printer off line and re-insert the font cartridge. Push
  957. firmly until the cartridge clicks into place. 2) Refer to the Selecting Fonts
  958. section of this note. 3) Refer to the Soft Font Installation section of this
  959. note.
  960. _______________________________________________________________________Page 16
  961. Error 21 or Text Printing On One Line
  962.  
  963. Problem: The LaserJet printer displays a "21 PRINT OVERRUN"
  964. message or lines of text are printed on top of each other.
  965.  
  966. Cause: Line spacing specified as 0.
  967.  
  968. Solution: Press [F10] to highlight the problem paragraph,
  969. then press [Esc] [F]ormat [P]aragraph and specify a valid
  970. line spacing value.
  971.  
  972. MP LOAD `page size' on the LaserJet IIP plus
  973.  
  974. Problem: Printer Displays MP LOAD `page size'  when
  975. sending a print job to the printer.
  976.  
  977. Cause: The page size command being sent to the printer does
  978. not match MP SIZE on the front panel menu of the printer.
  979.  
  980. Solution: Change MP SIZE on the front panel menu of
  981. the printer to match the page size command being sent to the printer.
  982.  
  983. Other Problems
  984.  
  985. If you are having other types of problems, or if these suggestions
  986. have not resolved the problem:
  987.  
  988. 1. Read the General Information and Common
  989.    Tasks sections of this application note.
  990.  
  991. 2. Try printing similar documents. Is the problem isolated
  992.    to one document? If so, find and delete invalid or misplaced format
  993.    selections in the problem document.
  994.  
  995. 3. Repeat the installation procedures. This will help
  996.    ensure proper installation of the correct Printer Resource Description
  997.    (PRD) file.
  998.  
  999. 4. Refer to your Microsoft Word manuals or call Microsoft
  1000.    Customer Support at (206) 454-2030 if you need assistance in using
  1001.    MS Word's functions.
  1002.  
  1003. 5. Call Hewlett-Packard's LaserJet Assist Line.
  1004.  
  1005.      Telephone                                (208) 323-2551
  1006.      Hours (Mon, Tue, Thu, Fri)         7:00am to 6:00pm MST
  1007.      Wednesdays                         7:00am to 4:00pm MST
  1008.  
  1009. When you call Hewlett-Packard, call from a phone next to your
  1010. computer and your LaserJet printer. You should have a recent self
  1011. test printout available.  This will allow you to quickly identify
  1012. your panel settings for the Hewlett-Packard technician assisting you.
  1013. Assisting you may also require access to your Microsoft Word documentation.
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020. _______________________________________________________________________Page 17
  1021.